11. Juni 2019 By catenate Comments are Off

Re-Use statt Neukauf – warum und wo Sie eine Software Evaluation unternehmensintern beginnen sollten

Der Fachbereich verlangt für seine Geschäftsprozesse ein neues Tool? Geänderte regulatorische Bedingungen erfordern die Ablösung einer Alt-Software durch ein gesetzkonformes Werkzeug? Ein Technologiesprung zwingt die IT zum Austausch eines Bestandssystems? Drei klassische Situationen für eine Software Evaluation. Doch bevor Sie jetzt den Herstellermarkt nach einer passenden Lösung für Ihre Anforderungen durchkämmen, dürfen Sie zunächst einen Blick ins eigene Unternehmen werfen. Mit hoher Sicherheit gibt es da bereits ein Tool, welches die gestellten Bedarfe zu mindestens 50 Prozent abdeckt. Das glauben Sie nicht? Lesen Sie weiter!

Die Informationserhebung zu einer Software startet im eigenen Unternehmen

Sie kennen die Situation von Ihrem Eigenheim: eine kleine Optimierungsmaßnahme steht an, sagen wir, Sie möchten die Steinfließen auf Ihrer Gartenterrasse ausbessern, benötigen dazu einige Hilfsmittel. Als Do-it-Yourself-Verfechter planen Sie selbst zu Werke zu gehen, schließlich sitzt der Wissensarbeiter heute schon genug am Schreibtisch. Die Optionen sind klar. Sie könnten jetzt in den Baumarkt marschieren und sich von dem anwesenden Personal zu Tools wie Fließenschneider, Lochzangen und Waschsets beraten lassen. Alternativ informieren sich bei einer spätabendlichen Recherche im Internet. Anschließend vertrauen sie den Empfehlungen der Online Shops bzw. den Erfahrungsberichten aus den Webforen. Oder aber Sie wählen die naheliegendste Alternative. Sie fragen Ihren heimwerkenden Nachbarn. Welche Werkzeuge kann er empfehlen? Warum hat er sich gerade für diesen Hersteller entschieden? Und kann er Ihnen über einen Tag das Gerät zum Testlauf ausleihen?

Auch im Rahmen einer Business Software Evaluation muss Ihr erster Gang als Projektleiter nicht gleich zum Hersteller bzw. Anbieter sein. Gerade bei großen Mittelständlern und Konzernen ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass eine andere Abteilung bereits ein für Sie und Ihre Bedarfe passendes Tool im Einsatz hat. Die zentrale Frage lautet:

„Welche im Unternehmen bereits im Einsatz befindliche Software könnte auch unsere Anforderungen erfüllen?“

Nicht die neue Lösung im Markt, sondern die bestehende im Unternehmen wird gesucht und anschließend bewertet. Gleich mehrere Gründe sprechen dafür, mit der Informationsbeschaffung zu einer betrieblichen Software in der eigenen Organisation zu starten:

Die unternehmensinterne Recherche nach Lösungen spart Zeit und Aufwand. Keine Hersteller müssen informiert, keine Workshops durchgeführt und keine Ergebnisberichte ausgewertet werden.
Interne Kollegen geben offenes Feedback zu einer Software, schließlich haben sie weder Funktionalität noch Qualität des Produktes zu verantworten. Sie agieren als Nutzer und nicht als Verkäufer.
Kommt in Ihrem Unternehmen die Software bereits zum Einsatz, dann besteht eine ausgewiesene inhouse Kompetenz. Dies betrifft sowohl die Einführung als auch die Nutzung des Tools.
Für bereits verwendete Software existieren Lizenz- und Wartungsverträge. Auf denen können Sie aufsetzen bzw. von neu ausgehandelten kommerziellen Bedingungen profitieren.
Schließlich sind betriebliche Bestandstool prozessual, organisatorisch sowie technisch bereits in Ihrem Unternehmen integriert. Auf bestehenden Schnittstellen können Sie aufsetzen und für die neuen Anwendungsfälle erweitern.

Nutzung von Bestehenden, statt Neukauf. Was betriebswirtschaftlich von Vorteil ist, gleicht in der Praxis von Großunternehmen regelmäßig der bekannten Suche nach der Nadel im Heuhaufen.

Unseren Erfahrungen nach ist es meist gar nicht so einfach, interne Verantwortliche, Wissensträger oder Power-Nutzer von eingesetzten Softwareprodukten zu finden. Schnell sind da Tage bzw. gar Wochen vergangenen, bis Sie die richtige Person für ein Werkzeug identifiziert haben. Meint es dann Fortuna doch gut mit Ihnen und ist der Tool-Experte nicht gerade auf Dienstreise, im Urlaub oder auf einem Sabbatical dann hat er meist nur wenig Zeit für Sie. Die meisten Knowhow-Träger bindet ihr Projekt- und Alltagsgeschäft. Und trotzdem können Sie rasch an erste Hand-Infos zu potentiell geeigneten Software gelangen. Wenn Sie die Ansprechpartner gezielt und die Reihenfolge geschickt auswählen.

Fünf unternehmensinterne Quellen für die Software Evaluation

In den von uns begleitenden Software Evaluation Engagements hat sich folgende Kontaktkaskade bewährt (siehe Abbildung 1). Sobald die Anforderungen an Ihre Lösung stehen, klappern Sie diese Kollegen nacheinander ab und werfen somit ein 360° Bild auf das vorhandene Tool.

Re-Use statt Neukauf

Kontaktpunkt 1: der Software Verantwortliche

Ihre erste unternehmensinterne Anlaufstelle bei einer Software Evaluation ist der IT-Systemverantwortliche, manchmal auch IT Product Owner, Software Owner oder Tool-Eigner genannt. Seine Aufgabe ist die Weiterentwicklung und der Betrieb der Business Software. Der IT-Systemverantwortliche gibt Auskunft über den technologischen Lebenszyklus seines Produktes, weiß über dessen Verbreitung um Unternehmen und kennt relevante Wettbewerbsprodukte. Weniger vertraut hingegen ist ihm die praktische Nutzung des Tools im fachlichen Kontext.

Kontaktpunkt 2: der Enterprise Architekt

Enterprise Architekten bzw. Unternehmensarchitekten verfügen über ein fachbereichsübergreifendes Wissen der in der Organisation laufenden IT-Systeme. Meist in der Anfangsphase eines Projektes involviert, kennt ein Architekt die in Breite eingesetzten Lösungen. Wenden Sie sich an einen Enterprise Architekten im zweiten Schritt Ihrer Software Evaluation. Nutzen Sie ihn als Wegweiser und Tippgeber. Falls vorhanden, gehen Sie gemeinsam mit dem Architekten die Softwareprodukte in Ihrem Enterprise Architecture Management Tool durch und filtern sie relevante Kandidaten und Ansprechpartner heraus.

Kontaktpunkt 3: die Software Anwender

Existiert eine bestimmte betriebliche Software bereits in ihrem Unternehmen, dann wird mindestens ein fachlicher Anwender diese auch nutzen bzw. vor absehbarer Zeit auch genutzt haben. Anwender kennen ein Tool aus ihren täglichen Geschäftsprozessen. Sie können operative Vor- und Nachteile aus ihrer (subjektiven) Sicht aufzeigen. Da sie häufig viel ihrer Arbeitszeit mit der Software verbringen, wissen Anwender über die operativen Eigenheiten und Schwächen bzw. nützliche Hilfslösungen. Hingegen besitzen sie geringen bzw. keine Infos über die zu Grunde liegende Technologie, Systemarchitektur oder technische Anbindung.

Kontaktpunkt 4: der Projektleiter

Wenn Sie ein Softwareprodukt bereits im Haus haben, dann gab es dafür mit Sicherheit ein internes (Mini-)Projekt, welches die Software zuvor evaluiert, getestet, ausgerollt und etabliert hatte. Die Konsequenz: Der zuständige Projektleiter hat sowohl fachliche als auch technische Kenntnisse zum Tool. Fragen Sie diesen, wo die Knackpunkte bei der Software liegen. Das schlimmste was Ihnen passieren kann, ist das das Einführungsprojekt schon Jahre zurückliegt, das Wissen über das Produkt und den Hersteller veraltet und damit unbrauchbar ist.

Kontaktpunkt 5: die Dienstleister

Beschäftigten Sie externe Dienstleister im Unternehmen, dann sind diese ebenfalls ein naheliegender Quell für wertvolle Softwareinformationen. Consultants sind gerne bereit ihr Wissen zu einem Tool aus vergangenen Einführungsprojekten bei anderen Kunden mit Ihnen zu teilen. Teilweise haben sich Dienstleister auf bestimmte Werkzeuge spezialisiert und können objektiv über deren Stärken und Schwächen berichten.

Fazit

Nicht immer muss es gleich die Beschaffung einer neuen Business Software sein. Gerade in großen Unternehmen existieren bereits viele Tools. Mit hoher Wahrscheinlichkeit passt eines der technischen Lösungen bereits zu 80 Prozent zu Ihren Anforderungen. Beginnen Sie daher eine Software Evaluation im eigenen Unternehmen. Sollten Sie dann nach einer Woche nicht fündig geworden sein, können immer noch an den Herstellermarkt in Angriff nehmen.

Sie befinden sich aktuell in einer Software Evaluation? Nutzen Sie als Vorgehensmodell unseren erprobten Auswahlprozess. Kontaktieren Sie uns für weitere Fragen. Wie freuen uns auf die Diskussionen. Download Vorgehensmodell Tool Evaluierung: 5-phasige Vorgehen ‚mosaiic Tool Select‘.