Ablöse Dateimanagement- und Collaborationsystem im Konzern
- Ein Automobilhersteller wollte das unternehmensweite Fileserver-Ablagesystem ablösen, da dieses sowohl an den Grenzen der Belastbarkeit, der Sicherheit und vor allem der Nutzbarkeit angekommen war.
- Ziel des Projekts war die Einführung eines Systems mit den Schwerpunkten: strukturiertes Ablegen und schnelles Finden von Dateien sowie bereichs- und standortübergreifende Zusammenarbeit.
- mosaiic begleitete das Projekt beginnend bei der Projektidee über die Anforderungs- und Prozessanalyse und die nutzerzentrierte Konzeption bis hin zur agilen Umsetzung.
Der Mehrwert für unsere Kunden
- Wir konnten wir ein einheitliches Verständnis für die notwendigen und tiefgreifenden Veränderungen sowohl bei Entscheidern als auch bei den Mitarbeitern erzielen. Dies erreichten wir durch ein vertieftes Verständnis der Probleme und dringenden Bedarfe (dargestellt u.a. in Kurzfilmen).
- Durch die intensive Einbeziehung der Nutzer in allen Projektphasen konnten wir Konflikte früh beheben und erreichten, dass alle Beteiligten sich für eine gemeinsame Lösung engagierten.
Die Herausforderung
- Eine Herausforderung war die Umsetzung des Projekts in einem Konzern mit vielen Unternehmensbereichen, Standorten und angebundenen Marken, die alle einbezogen werden sollten.
- Die Interessen, Bedürfnisse und stark vernetzten Arbeitsprozesse von über 30.000 Mitarbeitern mussten berücksichtigt werden.
- Viele Stakeholder waren an Projekt- und Konzeptentscheidungen beteiligt.
- Komplexe Datenanalysen, strenge Compliance-Anforderungen.
- Hoher „Change-Aufwand“ durch Ablösung jahrzehntelang gewachsener Fileserver-Strukturen und gewohnter Arbeitsweisen.
Die Zielsetzung
Nutzerzentrierte Analyse und Konzeption für die Einführung eines unternehmensweiten Dateimanagement- und Collaborationsystems
Unser Vorgehen
- Wir führten eine Nutzungskontextanalyse mit über 80 qualitativen Interviews durch, bei der wir die aktuellen Probleme, Gewohnheiten und Arbeitsweisen der Mitarbeiter erhoben.
- Strukturierte Ableitung der Anforderungen und Entwicklung von Personas.
- Durchführung von Co-Creation Workshops mit Vertretern aus den beteiligten Fachbereichen.
- Erarbeitung von Zusammenarbeitsprozessen und Lösungsszenarien durch Rollenspiele und Prototyping.
- Aufbau eines Fachbereichs-Multiplikatoren Systems für die Kommunikation in die Fachbereiche (Change-Maßnahmen).
- Konzeption und Prototyping durch Konzept-Workshops und Prototypen-Testinterviews.
- Aufsetzen der agilen Entwicklungsmethodik in der Auftraggeber-Organisation.
Gerne unterstützen wir auch Sie bei der Einführung moderner Systeme in Ihrem Unternehmen. Kontaktieren Sie uns!
Ihr Ansprechpartner:
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