Die Tool-Auswahl – strukturiert und fundiert dank der FOR-DEC Methode

Sie sind Leiter eines Projektes für die Auswahl eines Tools? Sagen wir, es geht um eine neue Kollaborationsplattform, welche die Arbeitsprozesse bei Ihnen beschleunigen und ihre Wertschöpfung auf agile Füße stellen soll. Viel Erfolg! Doch wie gehen Sie vor? Google Recherche? Kontaktaufnahme potentieller Hersteller mit der Bitte um Showcase-Termine? Beauftragung von Praktikanten diverse Testpiloten durchzuführen? Systematik und Struktur für die Tool-Auswahl verleiht Ihnen die FOR-DEC Methode. Im mosaiic Impuls stellen wir das nützliche Konzept vor.

Tool-Auswahl ist ein Entscheidungsprozess

Die Auswahl eine Business Software ist ein stufenweiser Entscheidungsprozess. Auf Basis fachlicher, technischer und wirtschaftlicher Anforderungen sichten Sie und Ihre Kollegen vorhandene Tool-Lösungen und optieren dann für den optimalen Kandidaten. Soweit die Theorie.

In der Praxis erleben wir regelmäßig, dass…

• die verantwortlichen Akteure die Anforderungserhebungsphase überspringen,
• der Suchraum für die Lösungen falsch abgesteckt wird,
• verfügbare Tools nach abweichenden Parametern bewertet werden bzw.
• ein unklarer Entscheidungsprozess zu Verzögerungen bei der Tool-Auswahl führt.

Statt stringent einem strukturierten Verfahren zu folgen, oszilliert das Auswahl-Team zwischen Anforderungsklärung, Hersteller-Workshops und Entscheidungssitzungen. Es fehlt an Orientierung in der Software-Selektion. So verstreicht wertvolle Zeit, in der das neue Tool schon lange hätte die Arbeit aufnehmen, Geschäftsprozesse automatisieren und die Ergebnisqualität steigern können.

Einsatz der FOR-DEC Methode für die Auswahl einer Business Software

Eine Richtschnur für Ihre Tool-Auswahl ist die FOR-DEC Methode. Bei FOR-DEC (manchmal auch FORDEC abgekürzt) handelt es sich um ein Verfahren zur strukturierten Entscheidungsfindung. Die Methode geht auf die frühen 1980er Jahre zurück. Zu dieser Zeit hob das Deutsche Zentrum für Luft- und Raumfahrt das Crew Resource Management Training für Piloten aus der Taufe (siehe Wikipedia). FOR-DEC war ein Bestandteil dieser Ausbildung und kommt heute neben der Luftfahrt insbesondere in der Medizin zum Einsatz.

Die Buchstaben des Akronyms FOR-DEC bezeichnen die sechs Schritte, die Sie bei einer systematischen Tool-Auswahl leiten. Der Bindestrich im Namen trennt die Phasen der Situationsanalyse von der Entscheidungsumsetzung (siehe Abbildung).

Phase #1: Facts – die Analyse des Anforderungsraums

Jede Software-Auswahl ist anders. Die Geschäftsprozesse, der Unternehmenskontext, die Marktsituation, Branchenereignisse – alle diese Facetten haben Auswirkung auf die Entscheidung. Einige Entscheidungen müssen schnell auf Basis von hoher Ungewissheit getroffen werden, bei anderen haben Sie für eine strukturierte Evaluierung mehr Zeit.

Erfassen Sie in Phase 1 die Ziele, die Vision sowie den Scope der neuen Software. Meist reicht dafür ein Halbtages-Workshop. Bestimmen Sie zudem den Tool-Kontext, die Anforderungen sowie die wichtigsten Randbedingungen, beispielsweise durch Analyse der bis dato genutzten Ist-Lösung und Verwendung eines standardisierten Anforderungskatalogs. Alle Anforderungen werden später Bewertungskriterien und sollten hinreichend detailliert und mit den Stakeholdern abgestimmt sein.

Phase #2: Options – die Erkundung des Lösungsraums

In der zweiten Phase ermitteln Sie die Lösungsalternativen. Daher: welche Tools erfüllen die Anforderungen, treffen die Randbedingungen und passen in den Kontext? Überlegen Sie, ob die aktuelle Softwarelösung, also der Status Quo bzw. 0-Variante, ebenfalls eine Option darstellt.

Beginnen Sie mit den naheliegenden intern verfügbaren Lösungen und denen Sie anschließend Ihren Lösungsraum aus. Welche Software nutzen Nachbarbereiche für ein ähnliches Problem? Welche Tools kommen bei Tochterunternehmen zum Einsatz? Was nutzen die Marktbegleiter? Nehmen Sie Kontakt mit den Herstellern auf und stellen Sie eine Tool-Longlist zusammen.

Phase #3: Risks & Benefits – die Risiken & Chancen bewerten

In der finalen Phase der Situationsanalyse identifizieren Sie die für jede Tool-Lösung einhergehenden Vor- und Nachteile. Dazu bewerten Sie die Softwarekandidaten entlang der Anforderungen, beispielsweise mit Hilfe einer Nutzwertanalyse, einer SWOT Methode oder dem paarweisen Vergleich. Ergebnis ist die Passung von Lösung zu Anforderungen, der Anforderungs-Lösungs-Fit.

Die Ermittlung von Stärken & Schwächen für jedes Tool ist sehr arbeitsintensiv, speziell wenn zahlreiche Anforderungen und mehrere Lösungen zur Disposition stehen bzw. es sich für Ihr Unternehmen eine neue Lösung handelt. Achten Sie auf typische Stolperfallen, die Ihre Bewertung verzerren könnten. Reduzieren Sie die Longlist zu einer Shortlist im Rahmen von Hersteller-Workshops bzw. Befragung interner Tool-Spezialisten.

Phase #4: Decision – das weitere Vorgehen entscheiden

Nach Bewertung der Tool-Optionen treffen Sie eine Entscheidung. Dabei hängt das weitere Vorgehen von Ihrer Bewertung ab. Entweder Sie haben einen Software-Favoriten, mehrere Lösungen liegen gleichauf, oder keines der untersuchten Tools erfüllt die Anforderungen zu einem zufriedenstellenden Maß. Treffen Sie die Wahl nicht aus dem Bauch heraus, sondern auf Basis des definierten Entscheidungsprozesses samt klarer Kriterien.

So könnten Sie entscheiden, mit drei Lösungen einen intensiven Herstellerbewertungs-Workshop durchzuführen. Oder Sie optieren dafür, ein vielversprechendes Tool pilothaft zu verproben (beides Detaillierung des Anforderungs-Lösungs-Fit). Auch könnten Sie beschließen, den Lösungsraum auf Software außerhalb Ihres Unternehmens auszudehnen, da die verfügbaren in-house Werkzeuge ungeeignet sind. Schließlich könnten Sie entscheiden, die Anforderungen weiter zu detaillieren, da zu viele Lösungen mit fast identischem Ergebnis abschneiden.

Phase #5: Execution – die Umsetzung forcieren

Ebenso wichtig wie die Entscheidung ist die konsequente Umsetzung. Je nach Ihrem Votum kann das ein Proof-of-Concept mit einem ausgewählten Tool sein. Alternativ befragen Sie die Hersteller mittels eines strukturierten Online Fragebogens, starten eine Interviewserie mit den Bestandskunden des Tool-Herstellers bzw. legen Ihre Anforderungen eine Detailebene tiefer. Aber vielleicht haben Sie bereits Ihren optimalen Kandidaten gefunden und können jetzt in die Roll-out Planung einsteigen.

Halten Sie fest, wer bis wann welche Ergebnisse zu erbringen hat. Die Execution Phase reicht von einem Tagesaufgabe bis zu einem ausgewachsenen Projekt. Je genauer und umfassender Sie die Lösungen prüfen, desto geringer das Risiko einer Fehlentscheidung. Aber desto langwieriger und kostenintensiver auch die Tool-Auswahl.

Phase #6: Check – die Entscheidungsumsetzung prüfen

Die letzte Phase der FOR-DEC Methode bei der Auswahl eines Tools besteht in der Ergebniskontrolle. Prüfen Sie, ob die Resultate der Umsetzung noch zur Entscheidung passen. Konnte die pilotierte Software die Versprechen des Herstellers einlösen? Kamen während der Hersteller-Workshops neue bedeutende Erkenntnisse hinzu? Gibt es weitere spannende Software-Lösungen am Markt, die Ihnen bisher unbekannt waren?

Ermitteln Sie, ob Ihre Entscheidung noch den richtigen Weg zum Ziel beschreibt. Entscheiden Sie dann, ob das Tool beschafft werden kann oder ein erneutes Durchlaufen der FOR-DEC Phasen angebracht ist.

Projektmanagement – das Tool-Auswahl Vorhaben leiten

Eine Tool-Auswahl ist ein Projekt. Parallel zu den zuvor skizzierten FOR-DEC Phasen lenken Sie mittels der bekannten Projektaktivitäten das Vorhaben, managen Termine, Kosten, Qualität, Stakeholder, Risiken und Team. Je umfassender die Auswirkung der Software in der Organisation, desto mehr Bedeutung kommt dem Projektmanagement zu.

Fazit zur FOR-DEC Methode

Die FOR-DEC Methode versieht Ihre Tool-Auswahl mit einer klaren Struktur. Statt einem Free-Style Entscheidungsfindung, analysieren Sie systematisch die Anforderungen, sondieren die Optionen, bewerten vielversprechende Kandidaten und entscheiden dann über das weitere Vorgehen. Nutzen Sie die Methode als roten Faden durch Ihre Software Sourcing Projekte.

Wir unterstützen Sie bei Ihrer Tool-Auswahl. Kompetent, erfahren und Hersteller-unabhängig. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf!