IT-Systemauswahl – diese drei Faktoren bestimmen den Gesamtaufwand einer Tool-Evaluierung

Wie lange benötigen wir für die IT-Systemauswahl? Tatsächlich müssen wir Ihnen auf diese zentrale Frage mit einem Berater-Standardfloskel antworten: „Es kommt darauf an.“. Erforderliche Mittel und notwendige Zeit für das Sourcing eines neuen IT-Tools bestimmen nämlich drei Faktoren, die wir gerne die ‚3S-Dimensionen‘ nennen. Welche das sind und wie Sie bereits zu Beginn Ihrer Software-Auswahl den Gesamtaufwand pragmatisch abschätzen, zeigen wir im mosaiic Impuls.

Aufwandstreiber bei der IT-Systemauswahl – die 3S-Dimensionen

Die Sachlage ist klar. Ein neues IT-System muss her. Dieses soll die Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens automatisieren, die Fehlerrate und den operativen Aufwand senken, sowie die Qualität heben. Nichts Weltbewegendes. In digitalen Zeiten für Firmen ein Standardszenario.

Doch wie lange benötigt die Suche nach dem perfekten System? Wie viele personelle Kapazität und finanzielle Mittel müssen Sie für den Auswahlprozess einplanen? Und wann können Sie eine fundierte Tool-Entscheidung auf Basis belastbarer Fakten fällen?

Nach unseren Erfahrungen bestimmten genau drei Dimensionen den Aufwand und Zeitbedarf für die Auswahl eines IT-Systems: Stakeholder, Systemanforderungen und Suchraum. Nachfolgend stellen wir Ihnen die sogenannten 3S-Dimensionen vor. Bestimmen Sie direkt zu Beginn Ihres Sourcing Vorhabens die genau Ausprägung und schätzen Sie auf diese Weise den Gesamtaufwand ab.

Dimension #1: Stakeholder – Wer ist an der Auswahl beteiligt?

Generell gilt: je größer die Anzahl der an der Systemauswahl beteiligten Stakeholder, desto langwieriger das Unterfangen. Mehr Stakeholder, bedeutet mehr Anforderungen, mehr Randbedingungen und mehr Abstimmungsbedarf sowie ein erhöhtes Risiko, dass der Evaluierungsprozess wegen personellen Kapazitätsengpässen, Krankheitsfällen oder Parallelverpflichtungen ins Stocken gerät. Mit einem handverlesenen fokussierten Kernteam sind Sie häufig schneller unterwegs, als mit einer großen breiten Gruppe an selten verfügbaren Fachexperten.

Auch ist ein heterogenes Bewertungs- & Entscheiderfeld einen bedeutender Aufwandstreiber. Sprechen die beteiligten Bereiche die gleiche Sprache? Bestehen dieselben Prozessziele? Sind die Tätigkeitsfelder deckungsgleich oder zumindest verwandt? Steht der Entscheidungsprozess bereits zu Beginn fest? Falls Sie eine dieser Fragen mit nein beantworten, hat das unmittelbare Auswirkung auf den Gesamtaufwand der Systemauswahl. Dieser erhöht sich, je inhomogener die Teilnehmer.

Eine letzte Determinante in der Kategorie Stakeholder sind die Erfahrungswerte. Fach- und IT-Bereiche, die regelmäßig ein Software Sourcing durchlaufen, agieren weitaus Trittsicherer beim Vorgehen. Wissen die betroffenen Akteure genau was sie wollen, kennen sie vielleicht bereits einige Tools aus dem Lösungsraum, geht die Evaluierung ebenfalls deutlich effizienter über die Bühne.

Dimension #2: Systemanforderungen – Was soll das IT-System leisten?

Mehr wichtige Geschäftsprozesse, führt zu mehr Aufwand – so die simple Faustformel für eine IT-Systemauswahl. Ein Tool was eine einzelne Aktivität eines Prozesses unterstützt, ist rascher aufzuspüren, als die eierlegende Wollmilchsau für die Geschäftsprozesse eines gesamten Unternehmensressorts. Expertentools haben weniger Nutzer und damit weniger Funktionen, als die großen „Ich-automatisiere-Alles-für-Jeden“-Lösungen. Ebenfalls sind geschäftskritische Systeme deutlich detaillierter zu beleuchten, als die kleine Schreibtischanwendungen eines nachgelagerten Unterstützungsprozesses.

Ein weiterer Aufwandstreiber für die Systemauswahl sind die Daten. Bestehen fachlich hohe Anforderungen an Informationssicherheit, also an Vertraulichkeit, Verfügbarkeit und Integrität, so zieht das eine sorgfältigere Prüfung der in Frage kommenden Lösungen mit sich. Vorausgesetzt die Fachbereiche wissen, wie ihre Daten einzustufen sind. Falls nicht, muss zunächst eine Informationsschutzfeststellung vorgeschaltet werden, die natürlich auch Zeit und Energie frisst.

Schnittstellen sind ein dritter Treiber für den Gesamtaufwand in der Dimension Anforderungen. Je mehr (bilaterale) Kommunikation zu Nachbarsystemen besteht, je komplizierter diese ausfällt, desto umfassender der Evaluierungsprozess. Immerhin müssen nun auch die fachlichen und technischen Verantwortlichen der angrenzten Systeme mit in die Auswahl eingebunden, ihre Anforderungen und Lösungsvorstellungen berücksichtigt werden.

Schließlich bestimmen die organisatorischen & technischen Randbedingungen, wie viele Zeit und Ressourcen Sie für die Systemauswahl einplanen müssen. Das Tool muss spezifische regulatorische Anforderungen erfüllen? Bei Roll-out und Betrieb der Lösung sind interne Rahmenparameter zu berücksichtigen? Mehr Prämissen, längere Evaluierung.

Dimension #3: Suchraum – Welche Tools kommen in Frage?

Dritte und letzte Dimension für den Gesamtaufwand bei der IT-Systemauswahl ist der Suchraum. Wie bei den Anforderungen gilt der Grundsatz: je weniger relevante Systemlösungen abzuklopfen sind, desto schneller sind Sie fertig. Bewerten Sie sechs Tools im Detail kostet Sie dies doppelt soviel Aufwand, wie die Begutachtung von drei Kandidaten. Vorausgesetzt, die zu bewertenden Optionen erfüllen die Anforderungen der Stakeholder.

Auch sind Sie um ein Vielfaches schneller und wirtschaftlicher unterwegs, falls Sie nur solche Lösungen unter die Lupe nehmen, die bereits in anderen Unternehmensbereichen zum Einsatz kommen. Bei intern in Verwendung befindlichen IT-Systemen besteht bereits Kontakt zum Hersteller, besitzt Ihre Organisation Tool-Knowhow, kennt ihr Personal die Vorzüge und Nachteile, existiert bereits ein erprobtes Betriebs-, Wartungs- und Lizenzmodell.

Falls Sie intern nicht fündig werden, den Suchraum auf Lösungen außerhalb Ihrer Unternehmensmauern ausdehnen müssen, wird es teuer. Hersteller müssen kontaktiert, Vertraulichkeitserklärungen unterzeichnet, Workshops anberaumt, Technologiekompatiblität strategisch bewertet sowie Rahmenverträge für Wartung, Weiterentwicklung und Nutzungslizenzen abgeschlossen werden.

Ein letzter Aufwandstreiber ist ein Vorgängersystem. Zum Einen kapselt die Status-Quo-Lösung implizit Anforderungen an den Nachfolger und muss in Konsequenz bei der Softwareauswahl damit (detailliert) berücksichtigt werden. Kein Fachbereich wird sich mit einem System zufriedengeben, welches wichtige Funktionen der Ist-Lösung nicht erfüllt. Zum anderen kann ein bestehendes System den Suchraum für den Nachfolger erheblich einschränken. Die beiden Stichworte sind hier Hersteller- bzw. Technologie-Lock-in.

In oberer Übersicht haben wir unsere Praxiserfahrung für Sie in eine kompakte Übersicht gebracht. In unseren Beratungsmandaten unterscheiden wir zwischen einfachen, mittleren, umfangreichen und intensiven Systemauswahlprojekten. So benötigt die Auswahl eines einfachen Codeeditors, mit wenigen Stakeholdern, überschaubaren Anforderungen und einem kleinen Suchraum maximal 2 Wochen. Soll hingegen ein komplexes Warenwirtschaftssystem für das gesamte Unternehmen am internationalen Herstellermarkt gefunden werden, können Sie von einem Projekt von mehreren Monaten mit hohem Personalaufwand ausgehen.

Beachten Sie, dass es bei den Angaben um Daumenwerte handelt. Die Tabelle dient als pragmatische Richtschnur, um zum Projektauftakt nach einem Initial-Workshop erste Aussagen über die Länge und den Mitteleinsatz für die Systemauswahl treffen zu können.

Fazit

Bestimmen Sie den Gesamtaufwand für die Auswahl eines IT-Systems anhand der Stakeholder, den Systemanforderungen sowie den Suchraum für die Lösungen. Verschaffen Sie sich dazu direkt zu Beginn des Sourcing Projektes ein Überblick über die drei Kerndimensionen.

Wir unterstützen Sie beim Aufsetzen Ihres Systemauswahlprojektes. Kompetent, erfahren und Hersteller-unabhängig. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf!

Für Ihre Checkliste:

Software Sourcing – 5 Stolperfallen und wie Sie diese vermeiden